La razón social en las facturas: ¿qué se debe saber?

La razón social o denominación social, es el nombre oficial y legal que identifica a una empresa o persona jurídica. En el caso de las empresas, la razón social es un elemento fundamental para su constitución y funcionamiento. Para las personas físicas1, la razón social es su nombre y apellido tal como se encuentran registrados en su documento de identidad

En el caso de las empresas, la razón social diferencia a una de otra. También les permite realizar trámites administrativos diversos en relación a su categoría de inscripción. En el caso de las personas físicas, su registro no es necesario, ya que la misma se relaciona con la información que se encuentra asignada en el documento de identidad.

Si la razón social de una persona física no se encuentra registrada en ninguna institución ni organismo ¿para qué sirve?

La razón social de una persona física tiene dos fines. Por un lado, es una forma de identifica a una persona. A partir de este dato se puede vincular el nombre y el apellido de una persona con su actividad económica. Además, la razón social de una persona física la habilita a realizar algunos trámites como la apertura de una cuenta bancaria, la facturación de su actividad económica y firmar contratos. Por
último, también delimita las responsabilidades de la persona ante la firma de un contrato o acuerdo.

A diferencia de las personas físicas, la razón social de las empresas requiere de trámites e inscripciones previas. Al momento de presentar este trámite, quien se inscribe, debe contar con cierta documentación que de cuenta de la cantidad y nombre de los socios y la forma jurídica que toma la sociedad sea esta una Sociedad Anónima o una Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Cómo realizar una factura de una persona física

Existen una serie de situaciones en las cuales una persona física debe realizar una factura. Por ejemplo, si se desea vender un inmueble, realizar un servicio profesional o realizar operaciones en el extranjero. También se requiere facturación cuando se realizan actividades empresariales o los ingresos de la persona superan los 360000 pesos anuales.

En México, no es obligatorio que una persona física se encuentre inscripta en el Servicio de Administración Tributaria o SAT. Sin embargo, aquellas personas que tienen ingresos mayores a 360000 pesos anuales o realizan alguna actividad empresarial sí deben inscribirse en el Sistema de Administración Tributaria.

Para realizar la factura en primer lugar se debe ingresar a la plataforma SAT. Las condiciones previas necesarias para este paso son contar con RFC y contraseña SAT, tener firma electrónica y tener certificado de sello digital.

El Registro General de Contribuyente o RFC es una clave otorgada por el gobierno la cual permite identificar a la persona y la actividad que esta realiza. La clave RFC se obtiene en una oficina SAT o a través de la página web SAT. El trámite de manera virtual solo requiere contar con un documento que valide la identidad tal como CURP o pasaporte.

Una vez dentro de la plataforma web SAT, y contando con toda la información mencionada previamente, se debe ingresar al apartado “Facturación” y seleccionar la opción realizar factura. A posterior se debe elegir el tipo de factura que se desea realizar y completar los campos que se solicitan. Una vez validada toda la información se puede realizar la descarga del documento.

La razón social de una factura

La razón social que debe completarse en cualquier factura que se emita es el nombre que identifica a la empresa o persona que emite la factura. Este dato es importante ya que no solo permite identificar con quién se está trabajando, sino que también es una forma de evitar fraudes y estafas.

Acompañando a la razón social también deben encontrarse los siguientes datos:

1. Domicilio fiscal: es la dirección legal que la empresa emisora de la factura tiene registrada ante las autoridades fiscales y debe ser un lugar físico real, donde la empresa pueda ser localizada y donde se puedan realizar notificaciones.
2. RFC
3. Datos del cliente: estos son el nombre completo del cliente, la dirección y el RFC. Si el cliente es una persona física1, se deben incluir los nombres y apellidos completos. Si el cliente es una empresa, se debe incluir la razón social completa. En el domicilio del cliente se debe incluir la dirección completa del cliente, incluyendo calle, número, colonia, código postal, ciudad y estado. Por último, el RFC es el número de identificación fiscal del cliente, la cual es una identificación única que le asigna la autoridad fiscal del país
4. Descripción detallada de los productos o servicios prestados: se refiere al nombre o titulo del producto o servicio que se vende o brinda. En el caso de los servicios se puede aclarar cuáles fueron las tareas que se llevaron a cabo.
5. Cantidad de unidades: son las unidades o cantidades de bienes vendidos o servicios brindados. Pueden figurar unidades de tiempo.
6. Precio unitario: es el precio década una de las unidades de bienes o servicios vendidos o prestados.
7. Impuestos aplicables: ejemplos de impuestos que pueden colocarse en este campo son el IVA y el Impuesto Sobre la Renta.
8. Importe total de la factura: corresponde con la multiplicación del precio unitario por la cantidad de unidades vendidas. Es el total de la facturación.
9. Fecha de emisión de la factura: fecha en la cual se realiza la factura
10. Forma de pago: se puede elegir entre las opciones de dinero en efectivo, cheque, tarjetas de débito y crédito, transferencia bancaria entre otras modalidades de pago.

Referencia

¹ ¿Cómo saber la razón social de una persona física? Finanzas al día